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庶務業務とは?入力中心の事務作業や電話・来客対応など会社を支える大事な土台

庶務業務とは?

会社には「庶務業務」と呼ばれる仕事がありますが、具体的にどのような業務が該当するのかわかりにくいかもしれません。業務内容としては「総務」や「一般事務」が受け持つ仕事と同じか似ています。一般事務でもよく行う入力作業や書類整理などの事務作業はもちろん、電話対応や来客対応まで含まれ、その業務内容は多岐にわたることが特徴です。

庶務の仕事を担当してくれる人材を探す際、求人では「庶務」と書かれているとは限りません。募集職種としては「総務」や「一般事務」と表記されることもあるため、庶務の仕事を希望するときは求人内容を確認することが大切です。この記事では、庶務業務の具体的な仕事内容や必要とされるスキル、やりがいなどについて詳しく解説します。

 

庶務の仕事とは?

庶務は一般事務と同じように考えられることも多く、実は「庶務の仕事はこれ」という明確な線引きがあるわけではありません。実際に、事務全体を指す言葉として使われることもあります。

会社の規模や仕組みによって、どの業務がどの部署で担当されるかが異なるほか、業種によっても仕事内容に違いが出ます。庶務は特殊な仕事を担当する専門職というよりは、幅広い業務を数多くこなすオールラウンダー的な存在です。

特に庶務専門の部署があるわけではなく、総務課として所属しながら他の部署に配属されたり、一般事務として募集されて各部署に配属されたりします。

庶務と総務の違いとは?

庶務と総務の違いとは?

庶務は一般的に採用されると「総務部」や「総務課」の所属となるケースが多く、所属部署としては総務として働く人と同じです。ただ、実務を行う場所は、総務は総務部や総務課のなかで業務を行うのに対し、庶務は「営業部」や「企画部」など、ほかの部署で事務業務を担うという位置づけになっています。

業務内容の面からみると、総務は福利厚生など「会社全体をよくする」ために仕事をします。一方で、庶務は働く部署が担当している業務に従事し、「その部署の従業員がより働きやすくなるようにする」ことが主な仕事です。会社によっては部署や呼び名を明確にわけず、単に事務職としてさまざまな業務を担当させることもあります。

庶務の主な業務内容

庶務の主な業務内容

庶務の業務内容は多岐にわたるうえ、会社によって違いもあります。同じ会社で庶務の仕事をするにしても、配属される部署次第で従事する業務が異なることも珍しくありません。ここでは一般的に庶務の業務とされている内容について詳しく解説します。

データ入力・資料作成

データ入力・資料作成

庶務業務のひとつとして、電話の内線表や座席表作りから報告書類、会議資料の作成まで、データを集計したりグラフ化したり、必要な書類を作成したりする仕事があります。ほかの社員がスムーズに業務を進められるように、わかりやすくまとめることが大事です。

社内向けの資料として用いられるだけではなく、営業が取引先でプレゼンするための資料など、社外向けの書類作成業務を担うこともあります。

電話対応

電話対応

外部からの電話を最初に受けるのも庶務の仕事です。電話をかけてきた相手や内容によって担当部署や指定の相手に電話をつなぎます。担当者が不在のときは、内容を聞いたうえで折り返しかけるように担当者に伝える、代理の者につなぐなど、適切に対応する必要があります。

電話は〇コール以内に出なければならない、出る際は部署名とともに自分の名前も名乗るなど、会社によって電話の取り方に決まりごとがあることも珍しくありません。自分の担当する仕事をしながら電話にも対応しなければならないため、効率よく業務を進める必要があります。

来客対応

来客対応

電話だけではなく、会社を訪れた人にも最初に対応するのが庶務担当の社員です。担当部署へ直接案内することがあれば、応接室に通して担当部署や担当者に連絡して引き継ぐこともあります。待っていてもらう間にお茶出しをするのも庶務業務の一部です。

電話対応も来客対応も、受け答えする庶務担当の社員は最初に外部の人と接します。会社の印象を左右する存在として、適切な対応を求められます。

伝票処理・ファイリング

伝票処理・ファイリング

営業職や外部で作業をしている社員は日々さまざまな伝票や資料を持ち帰ってきます。それらの伝票や資料に記載された内容を社内システムなどに入力し、ファイリングするのも庶務の業務です。

伝票や資料はその後も必要になることがあるため、いつでも書類を探せるようわかりやすく分類してファイリングしておくことがポイントです。

小口金・備品管理

小口金・備品管理

ペンやコピー用紙、蛍光灯など、社内で使用する大小さまざまな備品類の在庫を管理し、残りが少なくなっていれば発注や補充を行います。新人や異動してきた人がいれば、新しい名刺の発注もしなければなりません。

営業の仕事では取引先への手土産が必要になることがあるほか、外回りの社員の移動に交通費もかかります。それら手土産代や交通費の精算など、小口経費の管理も庶務の業です。

郵便物等の発送・外出

郵便物等の発送・外出

会社では日々多くの郵便物が届きます。それらを受け取るべき人のもとへ届けるのも業務のひとつです。加えて、社内から発送する郵便物をまとめて発送するのも業務に入ります。庶務は社内で行う業務が多いものの、常に社内にいるわけではなく、ときには、直接相手方に届け物をするよう頼まれたり、買い物を頼まれたりなど、外出を伴う仕事もあります

清掃

清掃

大企業などでは社内の清掃をプロの清掃業者に委託することも多いですが、細かい部分まですべて清掃業者がやってくれるわけではありません。部署内の細々したところの掃除は庶務が担当しています。所属部署だけにとどまらず、給湯室や応接室、会議室など他の部署との共用スペースについても庶務担当が清掃することもあります。

庶務業務に求められるスキル

庶務業務に求められるスキル

基本的に庶務業務を担当するために必須として求められる資格はありません。ただし、会社によって採用の際の条件は異なり、基本的なパソコンスキルや簿記の知識などを求められることもあります。ここでは庶務として働くために身につけておいたほうがいいスキルについて紹介します。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力

庶務が担当する業務のなかには、電話応対や来客応対など、顧客や取引先など社外の人と直接会話をしたり、会ったりする機会が多いものもあります。社外の人が最初に接する庶務は会社の顔ともいえる存在であり、コミュニケーション能力が求められます。

もちろん、社内においても社員同士がうまく連携し、円滑に業務が進められるように気配りすることも大切です。ビジネスにおいて求められるコミュニケーション能力は、単に話が上手というだけではありません。相手の話をよく聞いて理解し、正しく伝言できるという意味も含んだコミュニケーション能力が必要です。

最低限のパソコンスキル

最低限のパソコンスキル

データ入力や書類・資料作成など、パソコンを使う作業を担当することも多いのが庶務です。配属先によって任される業務には違いがありますが、部署によっては入力作業が中心になることもあります。作業はスピードも大事ですが、同時に正確であることも重要です。

データをまとめて表やグラフを作る作業を頼まれたり、社外向けのプレゼン資料の作成を頼まれたりすることもあり、最低限ワードやエクセルを基礎レベルで使えることが必須です。ほかにもパワーポイントを使えると、さらに担当できる業務の幅が広がることもあるでしょう。

臨機応変さ

臨機応変さ

庶務の仕事は幅が広く、多岐にわたっていることが特徴です。入力作業などのデスクワークをしている途中でも、電話がかかってきたり来客があったりすれば、対応しなければなりません。

外出を伴う仕事を頼まれることもあり、効率よく仕事をこなすことが求められます。それぞれの業務の重要度や優先度を正しく判断しつつ、業務にあたる臨機応変さを備えている必要があります。

庶務業務のやりがい

庶務業務のやりがい

庶務業務の内容そのものは会社の利益に直接かかわるものではありません。しかし、他の社員をサポートし、利益を生み出すためには欠かせない仕事です。

たとえば、営業職がどれほど頑張って商品を販売したとしても、庶務が請求書を作成して発送しなければ会社にお金は入金されません。来客にすぐ担当者が対応できない場合、庶務がいない状況でお茶も出さずに長時間待たせることになれば、不快感を与えることもあり得ます。

目立つ仕事ではないかもしれませんが、誰かがやらなければ会社が成り立たない業務であり、縁の下で会社を支える大事な仕事です。仕事を頼んだ社員から「ありがとう」といわれることがモチベーションアップになる人もおり、やりがいにもつながります。

まとめ

庶務担当の社員はデータ入力や資料作成、ファイリングから、電話や来客の対応、備品管理や清掃まで、実に幅広い業務を日々こなしています。決して派手な仕事ではありませんが、縁の下の力持ちとして会社を支える存在です。ともに働く社員から「ありがとう」と感謝の言葉をかけられれば、やりがいも生まれます。

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