オフィスビルの受付は、来訪者を迎える企業の顔というイメージですよね。実際に受付応対の印象がよいと、その企業への印象もよくなります。初めてのビルに少し緊張していても、にこやかな応対があれば安心できるでしょう。しかし、受付の仕事の具体的な内容があまり知られていないため、受付業務に挑戦したい人には不安な面もあるかもしれません。
この記事では、オフィスビルの受付の主な仕事内容について項目ごとに詳しく解説します。また、受付の仕事をするために必要なスキルや生かせる経験、未経験でも挑戦できるかについても解説しています。さらに、受付業務で身につくスキルも紹介するので、受付の仕事を希望する人は参考にしてください。
目次
オフィスビルの受付の仕事内容は？
受付の仕事内容は大きく分けると、来訪者や問い合わせへの対応とデータやスケジュール、設備などの管理業務です。接客と事務の両方を行うと考えるといいですね。以下では、主な受付の仕事について詳しく解説します。
来訪された方の応対
来訪者の応対は、受付の代表的な仕事です。オフィスビルへの来訪から部署への訪問、退館までがスムーズに進むよう受付スタッフとしてサポートします。具体的な仕事内容は、来訪者の出迎えから部署への取り次ぎ、館内の案内業務、送迎車の手配などです。場合によってはお茶出しなどの業務も行います。
他社オフィスへの訪問は緊張する場合も多いため、受付スタッフが高いホスピタリティとマナーを持ってサポートすることで、来訪者はリラックスできるでしょう。さらに、来訪者の企業イメージアップにもつながります。また、貸し会議室やシェアオフィスなどを有するビルでは、請求データ作成や利用料金の受取り、領収書発行などの決済業務を行う場合もあります。
来訪者の情報登録や管理をする
来訪者の企業名や氏名、来訪目的などの情報登録やスケジュール管理なども受付の仕事です。受付では入館証などセキュリティに関わる備品を貸し出す場合も多いため、来訪者のスケジュール管理は非常に重要といえます。
情報登録がスムーズでないと来訪者がストレスを感じるので、スピードも求められる業務です。しかし近年では、専用の来訪者管理システムを導入して受付での来訪者登録を省略し、受付業務の負担を軽減している企業もあります。
会議室の予約情報を管理
会議室の手配や予約情報・スケジュールの管理も受付業務の一つです。ダブルブッキングなどのミスがあると、複数人の業務に支障が出るため注意しなくてはなりません。
マニュアルによっては予約時間や終了時間が近づいた際、受付から担当者への連絡を行います。また、担当者が遅刻する際の相手方への連絡や、スケジュールの柔軟な変更が必要となる場合もあります。会議室を確保するだけでなく、スムーズな入室・退室をサポートすることも重要です。
電話やメールを受ける
代表電話や代表メールアドレスへの問い合わせ対応も仕事の一環です。代表窓口への全般的な問い合わせを受け、しかるべき部署に取り次ぐ必要があります。そのためには、どこが担当部署かを判断するなど、業務に関する包括的な知識が必要です。
先方の氏名や連絡先などをミスなく聞き取り、折り返しの連絡を迅速に行うなどの対応も必要です。また、医療関係など、相手方の業界によってはメールマナーに独特の慣習があるため臨機応変な対応が求められます。
庶務や掃除などの業務
企業によっては備品の発注や補充、貸し出しと返却対応など、庶務の業務も行うことがあります。また、受付は入り口にあるため、郵便物や宅配便の受け取り該当部署への配布なども担当することが多いでしょう。
さらに、来訪者への応対業務が少なくなる時間に、社内の掃除など美化管理を行う場合もあります。特に、予約管理をしている応接室や会議室の掃除を担当することが多いようです。また、セミナーの会場設営なども担当する場合があります。
必要なスキルはどんなもの？
受付は、資格の有無に関係なくなれる職業です。様々なケースに対応する必要がありますが、現場で働いて経験を積めば対応力は向上します。しかし、身につけておくと役立つスキルはあります。もっとも必要なスキルはコミュニケーションスキルです。ホスピタリティをもって来訪者に接し、相手の用件や要望を的確に汲み取る能力が重要になります。
アポのない来訪は断るなど相手の要望を受け入れないスキルも必要です。さらに、企業の顔を務めるため、基本的なビジネスマナーはマスターしておきましょう。来訪者に不快な思いをさせないよう、名前と顔を覚えるスキルも重要です。データ入力などの業務もあるため、WordやExcelの基本操作もできるとよいでしょう。
どんな経験が生かせる？
受付の仕事をするために役立つ経験は以下のようなものです。
●接客業
●事務職
●コールセンター業
受付業務には代表電話への問い合わせ対応があります。しかし、電話による会話だけで相手の要望を汲み取ったり、相手の感情をケアしたりするのは難しい場合もあるでしょう。コールセンター業の経験があれば、電話応対スキルの高さにより最適な対応が可能になります。
企業の顔として適切なマナーで来訪者に応対し相手の要望に応えるには、飲食業やホテル業などでの接客経験が役立つでしょう。ホスピタリティをもった応対で、相手をリラックスさせることもできます。さらに、来訪者情報の管理や会議室の予約管理など、データを取り扱う場面では事務職のスキルが役立ちます。
未経験からオフィスビルの受付になるには
受付は特定の資格が必要ないため、未経験でも挑戦しやすい職業です。多くの場合、必要なビジネスマナーや対応マニュアルに関しては業務開始前に研修があります。未経験で不安な場合は、人材紹介サイトなどで研修の有無をチェックするとよいでしょう。受付は企業の顔となるため、採用の際にもっとも重視されるのは人柄です。特に、親しみやすく明るいイメージが重視されます。
そのため、面接の際は明るい人柄や笑顔をアピールするのが重要です。また、合格していると有利な可能性がある検定もあります。代表的なものは、ビジネスでの適切なマナーや行動を検定する「ビジネス実務マナー検定」や、基本的な常識やサポート力などを検定する「秘書検定」などです。
オフィスビルの受付業務で身につくスキルは
受付業務では様々な来訪者に応対するため、ワンランク上のビジネスマナーやコミュニケーション力が身につきます。英語など外国語で応対する必要があれば、語学力も身につくでしょう。ある程度の語学力をもつ人も、実際に使う機会が多いためさらにスキルアップできます。また、様々な要望に答えることで身につく臨機応変で柔軟な対応力もスキルの一つです。
加えて、アポのない来訪は断るなど礼節を保ちつつ要求を退ける交渉力も身につきます。来訪者情報や予約管理など多彩なデータを扱うため、データ入力や管理などのパソコンスキルもいっそう向上します。さらに、企業の顔として緊張感を持つと立ち居振る舞いが洗練されることも多く、自分に自信が持てるようになるでしょう。
オフィスビルの受付の仕事内容
受付の主な仕事は、来訪者の応対や情報管理、電話やメールへの対応です。また、会議室の予約管理や施設・備品の管理も行います。必要な資格はありませんが、明るい人柄やコミュニケーションスキル、接客や事務の経験があると役立つでしょう。受付業務により、それらのスキルを高めることもできます。スキルアップには、環境のよい職場を選ぶことも重要です。
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